《说服力 让你的PPT会说话》

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PPT常见格式

2003——2007/2010/2012
ppt——pptx 演示文稿，双击打开编辑
pps——ppsx 自动播放，双击自动播放
pot——potx 模板，双击以此为模板新建
注：高版本打开低版本格式时，部分高版本才有的特效菜单无法编辑。

PPT思维

逆向、感性、系统、直觉、联想、视觉

【好的PPT=逻辑化+视觉化】

+图-文×逻辑÷特效

1、为什么

1）听众注意力有限
- 研究表明眼动轨迹呈F型
- 人浏览PPT的眼球顺序：
（1）从上到下，从左到右
（2）先标题后段落，先图画后文本
（3）先看突出强调的部分，再看没有强调的部分

2）70％的人是视觉思维
- 好图胜千言（p35图）
- 先用情感打动你，再用逻辑说服你
- 越是抽象的概念越是适合用图片表达

2、结论
突出关键信息并把关键信息放在眼球关注的位置。
（1）越简单越好
（2）符合心理期望
（3）不要让观众去猜你接下来要讲什么
（4）要吸引人

【逻辑化】

1、简而言之，就是希望听众先看什么，后看什么；重点看什么，可以忽略什么。

2、方法：

金字塔原理

1）核心：
逻辑性地分解。

2）法则：
（一）学会从结论说起
1-封面文字就是整个PPT内容的概况
2-如果PPT很长，应该有一个对内容的摘要页，把最关键的内容写上去
3-每页PPT的大标题就是这一页内容的概况
4-概况的标题不是罗列问题，而是具体的意见
5-如果是图表，图表标题要说明数据指示的含义或趋势
6-如果整个PPT谈了几个要点，在转场页前或最后陈述时应该有一个再次总结强调
7-站在听众角度再思考一遍：
（1）你是否提出了一个明确的问题或有价值的假设？
（2）你是否提供了解决问题的方法或明确提出阻碍解决的现状？
（3）你是否提出了判断问题成功解决的衡量标准或方法？

（二）利用分类的方法组织你的素材
金字塔原理要求分类符合MECE原则（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，相互独立，完全穷尽）

3）三个必须
任一级别的内容都必须是下级内容的总结；
每一组中的内容都必须是属于相同类型；
每一组中的内容都必须按逻辑进行组织。

4）阐述问题的两种结构：演绎和归纳
人们更喜欢演绎推导，但是归纳更容易让听众理解。
用演绎结构构思你的PPT,用归纳结构制作你的PPT。

a 演绎结构：论证式说明
陈述事实——分析原因——推导结论——建议方案

b 归纳结构：组合式说明
建议方案——行动/步骤/理由——事实/分析

5）确定逻辑结构的3种顺序：
a时间顺序：确定前因后果关系
如解决问题的3个步骤、达成目标的7个阶段、绩效改进的PDCA循环

b结构顺序：将整体分割为部分
如组织结构图、获取成功的5个关键因素、优秀员工的7种素质

c重要性顺序：将类似事物归为一组
如将所有问题分为关键问题和次要问题

6）建立金字塔的两种途径：
a自上而下法：如果你对业务很熟悉
（1）写出你的结论
（2）确定主要的问题
（3）写出对该问题的回答
（4）用事实（情境）验证你的回答
（5）想象读者指出可能的矛盾
（6）检查你的回答和问题

b自上而下法：你对业务还不熟悉
（1）想办法收集更多零星的素材
（2）构建初步的框架结构，不断发现新的素材材料
（3）框架结构不断完善，调整素材材料分类，给框架补充新的内容
（4）形成完整的框架结构和完整的内容支撑

7）如何应用
（1）先亮出结论
（2）只传递最重要的信息
（3）所有的信息必须经过分类
（4）每张幻灯片只演示和说明一个论点
（5）论点应该用陈述性语言，别用标题性语言
（6）学会讲故事（利用各种SCQA结构）
（7）提高幻灯片的趣味性（布局、字号选择、颜色应用，并非动画）
（8）降低幻灯片的复杂度（采取“搭积木”的动画方式逐步展示幻灯片

SCQA结构

Situation情景
Complication冲突
Question问题
Answer回答

标准式——情景--冲突--解决方案
开门见上式——解决方案--冲突--情境
突出忧虑式——冲突--情境--解决方案
突出信心式——疑问--情境--冲突

三段法

what是什么、why为什么、how怎么做

演讲的“三的法则”

a听众有可能只记住你演讲中的三件事——提前安排好希望被记住的事情。
b把你的PPT分成三部分来组织——开头，中间和结尾。
c在演讲中尽可能把观点列为三点进行表达

【视觉化】

1、视觉化原则
（1）可视性：字体足够大，让每个人都能清晰看到；
（2）兴趣：采用图表、图案和色彩等方式增强趣味性；
（3）简单：内容简单明了，突出关键概念；
（4）实用：帮助演示者和听众保持介绍主题的同步；
（5）准确：演示PPT要和听众使用的材料内容吻合；
（6）持久性：让人们对演示内容产生深刻的记忆。

2、文字的视觉化
以SmartArt图表为实现手段，充分利用各种思维方式，如联想、总分、发散等

3、关于图片这件事

1）什么是好图片——视觉度
（1）生物类图片的视觉度高于静物类图片
（2）真实高清图片的视觉度高于虚假图片
（3）创意型图片的视觉度高于平淡型图片
（4）能联想主题内涵的图片高于漂亮图片

2）如何找到好图
（1）关键词搜索
where
微软网络剪贴图库或谷歌（中文→英文）或百度图片
what
中文关键词→翻译成英文→英文同义词
how
a 联想特别能表达你概念的场景或比喻，然后利用这些关键词去搜索
b 发现好图时，请随时保存，建立私人图库
c 推荐经常google关键词：business(people)、question/Exclamation、money

用图表说话

1）图表分类
概念类：组织结构图、流程图、甘特图、关系图、矩阵图
数据类：表格、饼图、条形图、柱形图、线型图、散点图

2）人看图表的特点
先上后下，先左后右
先看强调，后看常规
先大后小，先粗后细

3）把素材变成图表的步骤
a确定主题：你想用数据图表表达什么观点？
b分析逻辑：哪种表达方式（字、图、表）更有效？哪种图表更能启发读者思考主题？
c构思草图：哪种图表最适合你的目的？
d设计制作：检查图表是否真实、有效地展示了数据。
e色彩匹配：检查图表是否突出了重点，不制造视觉失焦。

4）图表原则
a只在需要时使用，服务于内容
b贵精不贵多，不要堆积图表
c每张图表都表达一个明确的信息，一页PPT最好只放一个主要图表
d图表要简洁地展示有意义的数据，有助防止读者曲解数据

5）完整的图表包括：标题、单位、背景色和网格线、数据或资料来源、注释、图例

6）图表选用指南

7）图表类型
a饼图：
1.数据总和数要为1
2.分割块的数目不要超过7块，如果要表达信息太多可以考虑复合饼图或复合条饼图
3.把你认为最重要的数据扇区从12点位置开始，并用比较突出的颜色显示
4.如果可以，建议饼图从大到小排序
5.饼图标注不要使用图例，直接标在扇区上或旁边，标注尽量不使用标签连线
6.用合适的颜色或用分离型饼图抽离强调块突出最重要的块
8.可用小饼图作为其他图表的支撑数据

b条柱图：
1.分类标签文字过长时，使用条形图
2.数据要从大到小排序，最大的在最上面
3.条（柱）与 条（柱）的间距要小于 条（柱）的宽度
4.有负数时坐标轴标签放右边或图外
5.标签非常长时，可发在 条（柱）的中间
6.簇状条（柱）形图暗色和亮色要交替使用，以保证黑白打印时代可读性

c折线图：
如果分类标签是文本并且代表均匀分布的数值（例如月、季度或财政年度），则应该使用折线图，当有多个系列时，尤其适合使用折线图。
如果有几个均匀分布的数值标签（尤其是年），也应该使用折线图。如果拥有的数值标签多余是个，请改用散点图。
1.在折线图中，类别数据沿水平轴均匀分布，所有值数据沿垂直轴均匀分布
2.线条要足够粗，明显粗过所有非数据元素
3.不要使用图例，直接标注在折线边
4.不要放太多线条，以免杂乱，必要时分开做图表
5.多条折线时，强调其中需要强调的那根，用最粗线型或最深颜色
6.将柱形图和折线图组合使用

8）常见图表的美化方法

9)如何做好数据分析
a数据正确
b图表正确
c观点明确
d适当美化：去掉表格里不需要的网格线、背景、图标说明等，留下能说明问题的信息就可以了
e创意更好：为了表达数据，不一定需要图表，一个大大的数字也可以给观众很好的视觉冲击
f分析而不是罗列数据

一目了然

1）少就是多（Less is More）
魔法七原则（Magic Seven）

• 一页PPT中不超过七个词
  每张幻灯片传达5个词效果最好，7个词恰好，超过9个词大脑负担太重了。
• 一些细节
  （1）幻灯片是辅助传达演讲信息的，只列出要点即可。
  （2）一段话最好不要换行。
  （3）标题最好只有5-9个字。
  （4）正文内容最好不要超过10-12行，控制在5-6行以内。
  （5）只要不影响理解，可省略标点符号和连接词。
  （6）慎用听众不理解的英文缩写。

2）突出关键
RIGHT：加大字号，变色，加粗，反衬，变化字体。
WRONG：下划线、斜体、阴影、动画。
大段的文字几乎每个人解读的着眼点都不同，这对演讲者反而是一种干扰。当文字减少后，不但可读性增强，而且所有的人对PPT内容的理解都不会发生偏差。

3）化繁为多
方案1：充分利用备注 方案2：拆成多个页面
方案3：要点一条条显示 方案4：要点显示后变暗

小技巧：如何实现投影播放时不显示备注
首先，你的电脑要支持双显示器，在连接了外部显示器或者投影仪的情况下（桌面右键——个性化——显示——更改显示器设置），单击“2”号屏幕，选中“将Windows桌面扩展到该显示器”，同时设置适当的分辨率。
设置完成后进入 powerpoint 设置放映模式。选中“显示演讲者视图”，单击“确定”。

4）保持一致

（1）不要过度使用换页动画
（2）如果无助展示主题，不推荐使用动画
（3）统一设计PPT的设计模板，体现企业CI
（4）统一标题文字字号、字体、色彩
（5）统一正文文字字号、字体、色彩
（6）统一正文的项目编号大小、色彩和图案
（7）统一正文一致的字体
（8）统一整套PPT的主色调
（9）使用风格统一的模板库

注：保持一致的字体字号
宋体严谨，适合正文，显示最清晰
黑体庄重，适合标题，或者强调区
隶书楷体，艺术性强，不适合投影
2007版推荐中文字体“微软雅黑”，英文标准字体“Arial”
推荐常用项目符号与字体大小
方案 第一级 第二级 第三级 第四级
A 24 22 20 18
B 18 18 16 14
C 16 16 14 14
用于演示的PPT最小字体建议不要小于16号字，用于阅读的最小字体建议不小于12号字（加粗）

5）少用特效
少用艺术字或动画。好的艺术字效果是一个字一个字设计出来的。

【PPT构思】

第一步 情景分析

给谁看？达到什么目的？在何种场合？

演讲场合决定风格，听众类型决定逻辑。

应用场合——关注内容——制作要求
下级向上级汇报工作——业绩KPI完成情况——符合规范、图表说话
上级对下级宣讲政策——政策变化带来的影响——形象直观、清晰易懂
老总对领导介绍公司——公司形象和实力——大气美观，多用高质量照片和动画
顾问对客户咨询交流——问题的解决方案——多用专业的分析模板和流程图
销售对客户端推介产品——产品价值和特性——清晰诱人的产品图片
专家对用户讲解技术——技术特性的沟通——结合业务，提供细节
讲师对成人传播理念——理念顿悟，思维模式——一目了然、字少精炼
老师对学生传授知识——知识的深入浅出——多媒体课件系统应用

第二步 结构设计

观点是什么？用何种逻辑？有说服力吗？

小技巧：先在白纸上完成大纲。
1、写出演示或汇报目标；
2、分析听众，找到他们感兴趣的叙述结构；
3、写出支撑演示目标的核心要点，展开思维导图；
4、为每个核心点寻找对听众有说服力的子要点和论据材料，细化思维导图；
5、如果为每个要点想到好的表达方式，写在旁边。

完整的PPT文件包括：封面页、（摘要页）、目录页、（转场/过渡页）、内容页、（总结页）、结束页

第三步 提炼美化

如何展现素材？怎么样图表化好？需要多媒体吗？

先读懂文章，再提炼观点，然后构思页面，最后制作PPT。

提炼材料思路：
1、列表化：将核心观点用项目编号列表展示。
2、图表化：将复杂事物列表展示，用图表表达数据逻辑关系。
3、图形化：用概念图表达核心观点，用文字配图片表达观点。
4、形象化：讲述真实案例，提供权威意见，进行动作示范。
文不如字，字不如表，表不如图，要讲故事。

【具体设计】

封面设计

关键是标题设计，应该从演讲的“目的”和“重要性”两方面入手。

目录设计

项目符号型
图片代替项目符号

流程箭头
如果你讲的内容有时间先后顺序，可以用smartart的流程箭头来组织。

思维导图型

时间线（不仅告诉你讲什么，还告诉你每一部分大概讲多长时间）

竖排列表

图片列表

导航条

转场/过渡页设计

从目录中选一条文字

把目录中的图片放大

突出显示当前内容

ps：项目符号

插入——符号——Webding/Wingdings

【具体功能】

【常见功能】

【设计】【取色器】【母版视图】【网格】【参考线】【对齐】【组合】【叠放顺序】【连接符】【格式刷】【更改形状】【节】
快速插入日期时间和幻灯片编号
设置默认文本/形状

【图像功能区】

将“图片工具”的所有功能倒腾一遍

相册：快速插入多张图片

插入——图像——相册
用相册功能生成一个新的PPT文件后，把这个文件的所有页面复制粘贴到目标PPT中即可。

联机图片：2013版取代的“剪贴画”

结合了“剪贴画”和“必应搜图”

屏幕截图

2010版新增功能。
win8操作系统可以连续截屏。win+printscreen截屏键，可以把截屏保存在“我的图片/截屏”目录下。

删除背景（再也不用使用ps抠图了！）

图片工具——格式——删除背景

*设置半透明效果

图片格式——填充——图片或纹理填充

*图片裁剪

可以将裁剪后的两个部分拼接在一起变成新图片

*合并形状

2013版新增功能。可以对两个或者两个以上的形状做并、交、差的各种运算，利用各种不同组合，制作各种图片、文字的特殊效果。

*SmartArt流程图

为了和低版本兼容和更灵活地编辑，可以用右键单击SmarArt图形，在弹出菜单中选择“组合——取消组合”，也可以在弹出菜单中选择“转换为形状”。

*图像处理原则

*图文混排技巧

【动画功能区】

目的：
1、顺序：文字、图形元素柔和出现的方式。
2、强调：让强调的内容动一动，有助于吸引听众的注意力。
3、简化：将大型的图示化整为零，逐步出现、讲解、再出现、讲解，这样引导观众，让他们的注意力集中到你讲解的那一部分，从而简化整个图示。
4、展现：用动画将难以描述的原理、过程、逻辑等在观众面前展示一遍。

效果一 多个标题依次出现

当你一个幻灯片页面上出现多个小标题，为了让观众的注意力集中在你正在讲解的那个标题上，你可以采用这种方法，让多个标题依次出现，后一个标题出现时，前一个标题颜色变暗。

效果二 利用动作路径制作字幕效果

*准备工作
先准备好动画素材：大标题、字幕文本、两个矩形。并按标题置顶、矩形在中间、字幕在最下面的顺序叠放。文本在屏幕外等待。
两个矩形形状填充设置成“填充背景色”，边框设置成“无”。

添加效果，动作路径，向上，调整路径终点位置，效果选项里正文文本动画设置成“作为一个对象”。
其实在2002版以后的powerpoint里，已经有了字幕的动画效果。

效果三 利用触发器制作交互式动画

一般来讲，动画播放一旦开始，就只能按照事先编排好的顺序播放，但有时候需要对播放顺序进行控制，这个时候，触发器这个工具登场了。
比如点击三叶草图形，三页草消失，出现玫瑰花，点击玫瑰花，玫瑰花消失，三叶草出现的动画，就是利用触发器完成。
玫瑰花出现的动画是单击三叶草图片启动，同时三叶草图片消失。

效果四 做一个物体翻倒的效果

Powerpoint里没有这样的动画效果，不过我们对图片进行简单的处理，就可以通过陀螺旋这个动画来实现。
把上面两个图形组合起来，注意大的矩形边长是小的矩形的两倍，大的矩形请把填充和轮廓效果都设置成“无”。
然后添加陀螺旋的效果。