知元公司规章制度

办公

1. 上班时间周一至周五9:00-12:00，13:30-17:30，早上9点后不得在办公室吃早餐

2. 熟悉掌握内网内容并关注内网变动，鼓励并奖励对内网建设提出好的建议

3. 未经允许不得将内部资料（无法通过外部公开渠道获得的资料，如内网资料）向知元公司以外的人泄露，不得浏览可疑网站或打开可疑文件、附件或链接，不得使用下载工具长时间下载文件，因以上行为给公司造成损失的应当赔偿公司损失

1. 工作应当使用公司指定的办公软件，如企业邮箱、工作QQ或TIM，工作时间需将QQ保持为在线状态，工作时间外出时应开启手机QQ，不得修改工作QQ的密码或其他注册资料，未经允许不得使用私人QQ或私人邮箱处理工作事务，重要文件不能保存在桌面或C盘

2. 使用石墨共享文件及时记录工作任务的接受和完成情况、客户的跟进情况，保持石墨共享文件为最新状态

3. 工作QQ群的消息提醒应设置为“接收消息并提醒”，及时回复和接听客户、上级或同事发送的消息和电话，当时不方便的应在方便的情况下及时回复或回电

4. 附近电话铃响且无人接听的，应按*11#及时代为接听

5. 邮箱中公共地址本联系人、地址、电话、邮箱等信息若有任何变化应及时修改公共地址本信息，随时保持通讯录信息为最新状态，因未及时更新通讯录信息导致邮件寄错的，每次扣款100元

6. 对方未及时回复QQ或微信消息的，应改用电话沟通；不以邮件开始沟通，应以邮件结束沟通

1. 每月5日前提交上月工作月报,月报命名规范为“名字+月报+年月”，如“张三月报201407”，月报内容应包括请假天数及事由、扣款数额及事由、客户欠款数额及事由、协助其他人的工作

2. 申请文件、发票、邮件、合同及其他文件中不得写错客户公司名称、个人姓名、商标名称、商标图样、商品项目、软著名称、专利名称等，因为以上信息出错导致需要更正或重新申请的，由出错者承担全部费用，不需要更正或重新申请的每次扣款50元

3. 商标专利等事务应在最后期限日两个工作日前完成处理事项，邮寄文件的客户负责人与文件最后寄出人为责任人，纸件未扫描寄出的，各责任人每次扣款100元，经上级允许的除外

1. 不得互相打听或透露薪酬情况

2. 请假须至少提前1天以邮件或短信方式提出，确属紧急的应在销假后1天内补发邮件，休假前应安排好手上工作

3. 每月带薪事假4小时、病假1天，婚假连续3天，产假128天，工作已满1年不满10年的带薪年休假5天，工作日请事假与周末加班可用同等时间互相抵消，超出时间的按相应规定扣除工资。

4. 最后离开楼上区域的应关闭楼上空调，最后离开办公室的人员应当关闭所有空调和灯光，违者每次扣款100元

1. 报名培训或主管指定参会的，会后3个工作日内发全员邮件all@chiram.com分享100字左右的参会心得（附上会议所得资料及重要的PPT照片）；多人参会的协调其中1人发邮件，协调不成的由主管指定其中1人发邮件

2. 有客人（公司以外人士）在场的情况下，与出面接待或参与的同事有不同意见的，不得当客人面公开表达不同意见，可待客人离开后再进行内部沟通

3. 收到主管单独发送的信息后应及时回复，主管安排的任务或跟进的问题应主动反馈完成状况或处理结果

违反以上规定的，根据情节轻重分别以口头通知、口头警告、单独邮件警告、全员邮件通报批评、罚款、辞退等方式进行处罚，该条有特殊规定的按特殊规定执行

以下内容必须用邮件发出

• 官文扫描件及快递寄出通知，包括商标回执、商标受通、商标证书、专利回执、专利受通、发明专利实审通知、专利证书、软著证书等
• 正式的合同
• 正式的商标查询结果、专利检索结果
• 涉及到费用的内容（如需要垫款、付款记录、报价、是否包含领证费）
• 涉及到承诺或不承诺的内容（如风险提示）
• 对客户有重大不利影响的事项（如公司中英文名称不一致影响国外商标资助）
• 我方认为正确但未被对方接受的意见（如建议注册的商标类别）
• 向官方正式提交的文件，如定稿专利、商标采集表
• 对方发来的邮件（要用邮件回复）

开发票的以下情况应在开票邮件里说明：

• 开票金额，以及其中包含的官费金额（不用把费用明细全部写出来），默认开普票，默认开票项目写“知识产权代理费”
• 邮件主题注明开发票、已付或未付（附上到账时间更好）
• 邮件正文
• 需要开专票的，应同时附上开专票信息
• 开票公司与进账公司名称不一致的 \ 开票金额与进账金额不一致的
• 个人转公账\私账开公司发票的(个案处理，非常态）
• 需要办理软著资助的，开票项目写“软件著作权代理费”
• 对开票有时间要求的

需要保留合同原件及身份证的情形

• 境外商标代理合同
• 涉及金额超过1万的合同
• 深圳户籍个人申请发明专利或注册境外商标的，应要求提供身份证扫描件

邮件规范（方便邮件检索）

• 邮件标题、附件的命名及正文应包含商标号、商标名、专利号或案卷号、公司名、专利或软著名
• 正文可以说清楚的不要放附件，尽量不用或少用附件
• 邮件附件的重要内容（尤其是负面信息）应写在邮件正文里（如商标风险高、不承诺的内容、转账金额及账户）
• 附件通常用来附：合同、官文、表格，附件尽量不用压缩包
• 回复邮件应在原来邮件基础上选择「回复全部」，不要新起邮件
• 向外转发邮件时应删除公司内部的沟通邮件
• 收到不属自己处理的邮件，应在1个工作日内转给处理该事务的同事

通讯录记录规范

• 客户信息应记录在公共地址本而不是个人地址本（其他同事无法查看记录在个人地址本的信息），记录完毕后应查看并确认是否记在公共地址本
• 姓名栏写称呼及公司名，如刘小姐（金武科技），除姓名和公司名之外在姓名栏不得再附加其他信息，发邮件时在收件人处输入公司名，在自动弹出的联系人中选择
• 至少应记录手机号（或固话号，有分机的还应当记录分机号）、工作邮箱、公司名，公司名可以写简称（如金武科技），但同一简称有多个公司的应写公司全称，同一人有多个公司的可按公司名分别建立多个联系人
• 地址栏应记录实际的公司收件地址（可能与营业执照地址不一致），公司文件以寄送公司地址为原则，除法定代表人外公司文件不得寄私人收件地址，有特别需要的应在邮件中说明原因
• 备注栏可以记录客户的负责人，职位，介绍关系，商标名等其他信息
• 客户信息有任何变化应及时更新通讯录，寄件邮件内容不得写寄件地址（若与通讯录不一致应修改通讯录，若一致就无须写在邮件），联系人姓名应与通讯录一致，确保寄件同事查询通讯录能得到正确结果
• 交给合作商处理的客户，应在通讯录备注合作商名称
• 通讯录保存失败的，清除浏览器缓存后再保存