行政规范

办公

1、顺丰快递

• 快递地址
  收件人地址应从公共地址本查询得到，若顺丰软件中有已存地址应核实是否与通讯录地址一致，若不一致应以通讯录地址为准，若通讯录无法查询到的应通知寄件同事或自己在公共地址本修改或添加，寄到同一地址的不同文件应询问同事是否可以合并
• 打印快递明细
  快递单右下角打印快递文件的公司名称、文件名称、文件号码(有号码的必须写上号码，没号码的写上公司简称）等而不能用手写，国外商标的受通和证书要注明国家，如XX公司XX号专利证书，收件人有全名的应写全名，快递单写不下的在“快递明细表格”里填写完整内容，同一份快递超过5份文件的要随寄文件清单
• 快递加寄并检查邮件
  商标受通、纸质证书等文件要加寄证书须知，并检查是否发出快递证书的通知邮件给客户
  发票和合同一起寄，只有其中之一的要问明情况。不紧急的邮件可等待一周内的其他邮件一起寄出。
• 快递前审核
  审核信封内所装文件是否与快递单所注明的一致（文件号码是否一样），经上级审核，并封口后交给顺丰快递人员（尤其证书不能寄错）
• 快递明细表格
  按时间顺序记录文件的快递时间、文件明细、每次扣除的快递费及快递费充值记录
• 快递送达情况跟踪
  所有快递（尤其证书）应用微信扫描快递单条码后第二天跟踪送达信息
• 快递单保存
  所有快递单按每年每月分别汇总保存
• 每月向顺丰索要汇总的快递发票

2、邮局文件及签收表

• 信箱需要每天打开查看，若有挂号信领取单，需要当天盖公章后至邮局领回挂号信，若有事外出或请假时需要将信箱钥匙交给同事代领
• 亲自送达的文件要准备文件复印件（若文件较多则准备文件清单）并让接收人在复印件上签上名字及时间
• 领取的挂号信邮件中专利收据先交给专利流程同事登记
• 领取商标邮件当天应将信封里文件清单中的文件类型、商标号及收到的邮戳时间、截止日期发出邮件，商标驳回的并注明驳回复审的法定期限日期
• 商标事务的截止日期根据商标通知上的“收到本通知之日起X日或X月内”推算，截止日期为X日的按实际天数相加，截止日期为X月的按该月对日计算

3、发票及财务

• 软著登记的发票单独开（用于软著资助），发票项目写软件著作权代理费，并打上单价、数量，发票章不要盖住金额数字
• 普通增值税发票
  根据同事的开发票邮件，邮件注明已付的应查询到账记录核实，注明未付的应在月末清理时再次核实是否未付
  查询开票记录表格，若有同一公司同一金额的发票应询问同事是否同一事项，若无则通过深圳信用网或企查查网站核对公司的正式名称，打印后检查发票号码与发票编号是否一致，在发票右上角用铅笔注明已付未付、官费金额、进账人与发票方的对应关系
  财务公司正式报税前核对应缴税额并经上级审核，保证官费不纳入计税
• 代开增值税专用发票（专票）
  需要如下信息：公司名称、基本户账号及开户行、纳税人识别号、注册地址及电话
  先在开票系统录入开票信息后去国税局代开，当场核对打印出的发票号与原发票号是否相符，不符的要立即改正，可选择多张专票一同寄回
• 普票改开专票或发票开错的，应将寄给客户的普票原件追回才能新开专票
• 每月将发票汇总计算开票总额及扣除总额，核实未付款项是否已付，经上级审核后寄给代账公司
• 每月将当月开票表格及成本发票汇总金额表格给上级审核后寄给财务公司，包括发票开错的记录（如开错单位，开错种类）
• 公司账户查询及密码仅能自己掌握，不能向其他同事透露
• 购买发票需要带以下资料：
• 代开增值税专用发票
• 公司的因公开支应随时索要发票用以做账，如社保账单、电话费、电费、宽带费、管理费、购买办公用品、购买办公软件（白兔）、招聘服务发票、餐饮发票

行政及其他工作注意

• 自己对外联系的来人进办公室时应亲自接待，并协助对方解决问题，如果对方来时自己有事，要委托其他同事接待或者报告上级，不能让来人不知向谁了解情况
• 约定拜访面谈的，应在约定时间前半天分别提醒面谈双方并再次确认时间地点
• 行政工作原则，在不降低或提高工作品质的前提下节省成本，（业务开源）行政节流，开支大头明细分析（比如电话费）
• 打印纸张应买80克以上的
• 上级检查中发现问题的事项，应将更正后的结果交给上级再次确认，直到无误
• 每月5日前将上月社保公积金个人缴纳金额写入上月月报发给上级
• 请假前应跟暂代同事交待请假期间未完成的紧急事项，并移交信箱钥匙
• 公司财务报表、单据、数字为公司保密资料，不得向他人泄露；财务操作如账务明细查询等仅限本人操作，不得委托或允许他人操作
• 当面交接的文件，应制作文件清单并请签收人签名和签收时间
• 新的比较满意的供应商应及时在云表格上记录地址及电话（如装订、碳粉等）
• 办公室清洁费用付款管理
• 知元文方企业申报系统
• 稳岗补贴、生育津贴、职业培训补贴、人才引进系统、人才租房补贴、居住证
• 根据不同的邮件主题关键字、收件人设置不同的收信规则，快速处理邮件
• 发生寄件错误的，从下次开始应将快递文件交寄件人检查后再寄
• 办公室整理整洁及软装
• 上级交待的任务完成后应主动向上级反馈结果、经验和问题