工作呈报的优化

机构文化

会议应该做到明确的产出，通过其形成的会议记录得到与会人员的一致认可。而不是现在这样，仅是部分负责人简单的叙述上/下周的工作，继而由记录人员概括，大家签字。

形式的改变

现在的工作呈报所执行的功能仅为交底，先拟定增加分权与监督功能。

如何改变

改变内容

1. 每个月的周工作呈报用同一张表格的不同sheet；跨月份时换另一张工作表。
   
   • 不同sheet命名为：项目部名称+月份+工作呈报（*）； *代表本月第几次呈报。
   • 如：【创意+大学生】项目部五月工作呈报（2），表示为【创意+大学生】项目部在五月的第二次工作呈报内容。
2. 部门工作呈报最迟提交时间为每周五下午五点。
3. 呈报中的任务项应该拆分到最细，并根据所属内容进行归类。
4. 呈报框架无需改变，但有以下注意事项：
   
   • 在本周总结中的工作总结栏中，需清晰呈现上周计划中已完成，未完成，进行中的事项[1]，搁置的事项【本周的总结必需全部包含上周计划，两者的数量逻辑关系为：总结内容（本周）≥计划内容（上周）】。
   • 在下周计划的工作计划栏中：若此任务需要在未来完成，则需在该栏下空白单元格写出具体时间；若留白则为下周完成。
   • 呈报框架中增加一栏项目分类【以将工作内容进行归类梳理】
   • 呈报框架中增加一栏协助人【表示该项事件需要谁协助完成，并说明该同事需要完成哪些工作以及完成时间；若无，则可不填】。
   • 在本周总结的备注栏中，需要表明对于未完成、进行中、搁置的事项的原因、自己的调整计划及预计完成时间。
   • 在下周计划的备注栏中，需要表明该项任务是否需要协助人；若需要协助人，则需表明协助人的工作内容。
5. 会议记录人员需将每个部门本周的呈报内容【总结部分】，与上周的呈报内容【计划部分】，进行对比[2]。
6. 会议记录人员将对比后内容整理为会议议题，在周五下班前时将议题发送到钉钉群组，作为下周例会的讨论事项。

7. 每周例会便以此为基础进行例会，由会议记录人员推进会议。
   在会议记录报告中：

   • 对未完成事项，需要说明未完成的原因，预计在什么时候完成；针对原因，自己需要做哪些调整。
   • 搁置的事项【计划中有，而未采取任何行动】需要说明为什么消失了。
   • 持续进行中的事项需要表明进展的情况，是否遇到了困难，是否需要协助，协助者需要做什么以及预计完成时间等。
   • etc.

8. 会议结束后由会议记录人员将报告打印出来【报告中需要将负责人、协助人、完成时间等重要信息加粗表示】，继而让所有与会人员签字并复核报告内容。

预设前提

1. 因为例会取消了工作交底环节，每个同事都能自觉查看部门呈报。
2. 有较为完善的会议议题、会议记录、工作呈报模板可供直接操作。
3. 所有工作均能够按时完成[3]。
4. 项目分类列中，名称应该简单明了，且类目名称不会改变。