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@jianshu 2016-07-17T22:48:56.000000Z 字数 4969 阅读 2254

《搞定I:无压工作的艺术》

读书笔记


书摘:

GTD流程图

GTD 的行为要素相当简单,每个人也都熟知。写下相关事项、决定下一个推动步骤、在提示清单上记录、检查清单,这种事情何难之有?大多数人都承认自己需要确立类似这样的行为惯例,但很少有人一直坚持,并形成习惯。多年来让我极为惊讶的是,一个人要想坚持采取必要行动,从而始终排除分散自己注意力的任何无益现象,其实是很有挑战性的。

004:

本书中的这套方法,完全基于三个主要目的:

  1. 收集所有需要处理或者对你有用的事情(现在的、以后的、某一时间的;大的、小的、不大不小的),把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中;
  2. 指导自己在获取任何“输入信息”(也就是接手任何任务)的前期就进行分析和决策,以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单;
  3. 管理、协调所有相关内容,履行你在任何时间地点对自己和他人做出的各种承诺。

013:

长期以来,在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷:缺少一套连贯一致并能够在实实在在的工作中发挥卓越功效的系统。这套系统必须能够从大局着眼,从小处入手,并且使二者有机地融合在一起;必须能够管理多个层面;必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物进行控制;必须易于维护,能节省更多的时间和精力;必须化繁为简。

016:

空手道中用“心如止水”来形容一切就绪的状态。想象把一粒石子投入沉寂无声的池塘中,池塘中的水会有何反应呢?答案是:依照所投入物体的质量和力度做出相应的反应,然后又归于平静。池水既不会反应过激,也不会置之不理。

017:

如果你的大脑空空如也,总是处于一切就绪的状态,那么它就会向一切事情敞开大门。——铃木俊隆

019:

如果希望出色地管理好所有的工作,那么,你需要做到下面几点:

  1. 如果这件事总占据着你的头脑,你的思维就会受阻。任何一件你认为还没有完成的事情,都必须被置于一个客观、可靠的体系中,或者是我称之为“文件夹”的工具之中——必须经常回访并予以清理。
  2. 在明白你的工作到底是什么后,你还必须做出判断:需要采取什么行动来推动工作进程。
  3. 一旦决定了需要采取的行动方案,你必须在某一个你会经常查阅的系统中保存好与这些行动相关的提示信息。

021:

就像彼得·德鲁克的描述:“在知识工作中,没有人指派任务,需要由工作者自己确定。‘这项工作的预期成果是什么’是一个有助于提高知识工作者工作效率的关键性问题,这个问题可能会导致一些极具风险性的决定。通常,没有正确的答案,只有不同的选择。想要获取高收益,一定要确认预期结果。”

022:

在通常情况下,你对一些事情总是念念不忘,这是因为你希望它们的状况能有所改善,另外:

  • 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
  • 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
  • 你还没有把预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。

026:

当想法对行动具有推动作用时,它就是有益的;当想法成为行动的替代品时,它就会成为行动的障碍。——比尔·雷德尔

029:

经过多年的观察,我发现自下而上的工作方法——即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务——对提高个人工作效率最具有实用价值。一般观点认为,最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理:首先确定个人或组织的目标和前景,然后定义工作的主要目标,最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是,大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身,进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局,所以自下而上的方法反而更加行之有效。

038:

我即将描述的这些阶段应该作为一个整体发挥作用,它们所产生结果的便利性和挑战性将出乎你的意料。
我们:(1)收集引起我们注意的事务和信息;(2)理清每个项目的意义和相关措施;(3)组织整理结果,提出选项;(4)进行思考回顾;(5)选择行动。这些阶段共同构成了我们生活中的横向管理系统,而且我们还可以随时向其中添加需要考虑的新事项。

045:

成功收集的 3 个必要条件:

  1. 每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中,而不是在你的大脑里。
  2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量,越少越好,够用即可。
  3. 你必须定期清空这些设备。

055

我是这样给项目下定义的:任何一个需要多个步骤才能完成的任务。这就意味着你的“项目清单”中会出现一些你以前不会视为项目的小事情。我对项目如此定义的根据市:如果某项工作不能一步完成的话,那么,你就需要建立某种机制来提醒自己还有事情尚未处理。如果你没有建立这样一个提醒机制的话,这件事情很有可能会回到你的大脑中,重新成为一个盘踞在你大脑中的悬而未决的问题,并时刻干扰你的工作。另外,我们也可以将项目视为一系列未竞之事。

这些项目不需要从一开始就按照某种特殊的顺序(如规模或重要性)进行排列,你只需要把它们列在一张主清单上便足够了。这样你就可以经常回顾它们,以确保你针对每个项目制定出恰当的“下一步行动”方案。

事实上,你不可能执行一个项目,你所能执行的是与项目相关的下一步行动。当你完成了足够多的正确步骤之后,才能达成项目的预期目标。实际上,这个项目清单就是一份罗列了我们面前各种终点线的实用手册,它保证我们所采取的每一步行动都能将事务朝着正确的方向推进。

062:

“下一步行动”清单:
你所有的行动提示信息应该记载哪里呢?答案是“下一步行动”清单。它和日程表一起,构成每日行动管理组织和导向的核心结构.

069:

一个“项目”清单、一个“日程表”、“下一步行动”清单(一个或多个)和一个“等待处理”清单就是回顾的全部内容。
对于“项目”、“等待处理”和“将来也许”清单,根据你的需要进行定期查阅,只要能保证你不会在心中对其中的内容念念不忘就行,因为那会影响你的工作效率。

073:

确定某一时刻具体行动的“四标准法”
在星期三下午 3 点 22 分时,你如何选择下一步行动呢?这个时候,你可以按顺序采用下面四个标准:

  1. 情境
  2. 有多少时间
  3. 有多少精力
  4. 重要性

074:

确认每日工作的“三分类法”
当你着手处理事务,也就是人们在一般情况下提到的“工作”时,你可能是在从事以下三种不同类型的活动:

076:总体检视工作的“六层次法”

事情的重要性是决定你行动选择的基本根据.....至少可以从六个不同层次对此进行审视,我们可以用视野即知觉距离的概念进行类比(写小说大纲也可以如此,先俯瞰整个剧情,让后慢慢往下聚焦,这样就既能写的长和充满细节,又不至于迷失、忘记伏笔之类的)。就像从一幢建筑物往外看,你会在不同的楼层看到不同的景象。

  • 5楼视野:目的和原则
  • 4楼视野:愿景( 3-5 年规划)
  • 3楼视野:目标( 1-2 年规划)
  • 2楼视野:关注点及责任范围
  • 1楼视野:当前项目
  • 地面:当前行动

081:

轻松自如地控制一切的关键是:(1)明确判定工作的预期结果(目标)以及为实现目标所需要执行的下一步具体行动;(2)把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中,并定期回顾和审阅。这就是我所说的“横向”管理的重点。

114:

至少一年整理一次归档系统:
我建议所有的机构都设立一个“整理日”,在那天,所有的员工都穿着休闲服和运动鞋,并把电话静音,然后动手清理他们积存的各种东西。

176:

处理阶段的原则:

  1. 首先处理工作篮中最上面的事务
  2. 一次一事
  3. 永远不要把事务再次放回工作篮

225:

记住,你无法执行“项目”,你能够执行的是“行动”。

256:

这些都是我使用过多年的核查清单:

  • 工作责任范围
  • 运动疗法
  • 旅行核查清单
  • 每周回顾
  • 培训计划的组成要素
  • 关键客户
  • 要保持联系的人
  • 年终活动
  • 个人发展
  • 笑话

259:

回顾的顺序:首先看一看你的日程表——然后看一看你的行动清单——根据情境选择恰当的回顾内容


知行合一:谈谈 GTD

关于时间管理、或者准确的说事务管理,我的经历是容易陷入以下三种误区或者更准确的说是焦虑:

  1. 信息焦虑:于是看完了能找到的相关所有资料和书籍;
  2. 工具焦虑:于是用了大部分纸笔和软件(这里的焦虑的意思是本子买来大部分没用过,从2块的本子买到200块的,软件也是换的很勤快,甚至为此换成苹果手机和电脑);
  3. 实践的焦虑:你会发现磨刀的时间比砍柴多太多太多,而时间是不能重来的,这时候会有种「沉没成本」或者「鸡肋」的感觉,而且运用时会不适应和曲解,甚至不懂变通;

极其没有效率,且断断续续折腾三四年后,目前自我感觉算是勉强入门。因为已经开始有一点效果,有效果的原因也是基本消除了三个焦虑:

  1. 读完了大量资料后我反而开始重读最完善最经典的这本《搞定》;
  2. 工具从安卓到苹果,应用换了一拨又一拨,选择了严格按照 GTD 流程设计的 Doit.im[1];实践后虽然没有达到「心如止水」的地步(一颗石子扔进水里就回馈相应的涟漪,自然的不慌不忙,石子大概就是事件,涟漪就是合适的相应行动),但的确比之前有条理,很多本来只是想想就算了的事,一旦扔到这个系统中,会自然而然的变为行动,现在没有变成行动,你也不担心忘记,会在合适的时候再次提醒自己来执行。要强行解释的话,工具焦虑其实也是一种学习,通过折腾工具了解其背后的理念。
  3. 执行起来其实不要陷入固定思维,比如用软件来 GTD ,所有的事儿都在这个软件里大赚,GTD 是一种方法论,收集、下一步行动、日程的概念是可以通用。比如你的办公桌也可以是一个「收集箱」、一些事情随手拍照然后「相册」就可以当成「收件箱」......如果能在往后的人生中持续使用这套方法,把理论运用到生活各个方面,那么三到四年的成本是赚的。

至于其他相关资料,我觉得必看的有同人于野的这三篇文章:

 《GTD心法》 
 《一脑不能两用》 
 《用事件表取代时间表》 

同人于野在这些文章的大概内容是:

  1. GTD 简而言之就是:「清空你大脑的内存。把所有要做的事情分门别类,另外存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去;」
  2. 一般而言一次只做一件事,专注起来更高效;
  3. 像上课一样列一个时间表规定某个时间段必须干什么(时间为核心),不如列一个任务清单然后自然的调配休息(事件为核心)更高效合理。

另外也可以看《何为真正的时间管理》,作者认为时间管理的本质是:

  1. 决定要做什么
  2. 动手做

这些文章中所认为的高效的方式大部分都能在《搞定》这本书中找到相应的相似的论述,就连没有的,实际上执行这套系统下来也能产生类似的结果。

关于时间管理另一个概念是「精力管理」,有一本就叫《精力管理》的书专门讲这个。精力的理念我认为本质还是《高效能人士的七个习惯》中的那套,「精力管理」实际上也就是「要事第一」,同时也类似于《吃掉那只青蛙》——如果你在早晨就吃掉了一只青蛙,那么剩下的一天就再也没有比这更糟的事了,意思还是把最好的精力留给最重要的事。

是的,《搞定》这本书里也有提到精力和优先级,也就是确定某一时刻具体行动的「四标准法」:

  1. 情境
  2. 有多少时间
  3. 有多少精力
  4. 重要性

最有趣的莫过于曾经看到《谈谈方法》中笛卡尔谈起自己的方法论:

  1. 凡是我没有明确地认识到的东西,我决不把它当成真的接受;
  2. 把我所审查的每一个难题按照可能和必要的程度分成若干部分,以便一一妥为解决(切分的「部分」越多越好);
  3. 按次序进行我的思考,从最简单、最容易认识的对象开始,一点一点逐步上升,直到认识最复杂的对象;就连那些本来没有先后关系的东西,也给它们设定一个次序;
  4. 在任何情况之下,都要尽量全面地考察,尽量普遍地复查,做到确信毫无遗漏;

并且根据这些方法论订立了几条补充的原则,最后他说:

凭着这种方法,我觉得有办法使我的知识逐步增长,一步一步提高到我的平庸才智和短暂生命所能容许达到的最高水平。

熟知 GTD 的流程,你会发现「项目」和「下一步行动」的存在就是尽可能的把事情分成若干部分,从下至上,一层层反而更能解决问题;而「收集箱」和「回顾」则对应了第四条。

这种巧合很有意思,而对我来说 GTD 另一个用处是让脑子里的「想法」能够借由这套系统,过滤出哪些我没法做要写成故事;哪些我可以做,并且现在就开始以便写到自传里;如果我没能写出故事也没能写成自传,那么至少能安慰自己,我已经:

一步一步提高到我的平庸才智和短暂生命所能容许达到的最高水平。

毕竟人们总是对没做过的事后悔,做过后失败反倒没什么耿耿于怀。


[1] 《搞定》这本书的实践目前选用的是 Doit.im,相关资料的管理则是用印象笔记,相关介绍可以这两篇文章:
1. 《Doit.im(最符合 GTD 理念的事务管理应用)》 
2.《印象笔记使用指南》
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